Un bon logiciel de gestion commerciale peut être très bénéfique pour une entreprise : de la gestion des stocks à l’édition des factures en passant par la comptabilité, il organise et automatise les processus pour une efficacité maximale.

Les critères fonctionnels

La façon dont un logiciel de gestion commerciale structure les informations est capitale. Il doit permettre la création d’un fichier « articles » qui catalogue les articles en les classant par « familles » et définit leurs caractéristiques, et d’un fichier « tiers » où seront regroupées, entre autres, les coordonnées et les informations bancaires des clients et fournisseurs. La saisie doit être simple et rapide. À partir de ces deux fichiers, le logiciel gère tout le cycle de vente : devis, bons de commande et de livraison, factures et avoirs. Il est essentiel de pouvoir transformer en quelques clics un devis en bon de commande : cette fonctionnalité permet de gagner du temps et de limiter les erreurs. La gestion des stocks, des inventaires et des règlements doit aussi être incluse.

D’autres critères fonctionnels doivent être pris en compte pour choisir un logiciel de gestion commerciale : la possibilité de passer à la vente en ligne, si votre activité vous y amène un jour, le degré de personnalisation des pièces commerciales ou la présence de statistiques sur les ventes et le chiffre d’affaires. Enfin, le fait qu’un logiciel propose une passerelle entre facturation et comptabilité est un atout non négligeable : de cette façon, pièces de vente et d’achat sont automatiquement traduits en écritures comptables.

Les critères techniques

Les logiciels de gestion commerciale existent en version réseau ou monoposte ; la première option est toute indiquée si plusieurs personnes s’en servent, et la seconde convient à un utilisateur unique, même s’il est possible de faire évoluer une version monoposte en version réseau selon les besoins de l’entreprise. Avant d’acheter un logiciel, il faut s’assurer de sa compatibilité avec le système d’exploitation utilisé ; il doit en outre être capable d’exploiter les données et les fichiers existants. Les pré-requis techniques sont également précisés par les éditeurs. En général, il faut un processeur 266 MHz, une RAM d’au moins 64 Mo et une imprimante compatible.