Changer de logiciel de gestion n’est pas une décision que l’on prend à la légère : quelle que soit la raison pour laquelle une entreprise décide d’opter pour une nouvelle solution, il faut bien préparer la migration pour qu’elle s’effectue dans de bonnes conditions.

Bien choisir un logiciel de gestion

Pour choisir le logiciel de gestion idéal, il faut analyser les raisons qui motivent la migration. La solution utilisée est-elle devenue obsolète, ou n’est-elle pas assez efficace ? Les besoins de l’entreprise ont-ils changé ? Il faut également identifier les fonctionnalités les plus essentielles pour l’entreprise, qui devront obligatoirement figurer dans le nouveau logiciel. Les données sont un autre élément à examiner de près : il est nécessaire de comprendre dans quel format elles se présentent pour choisir une solution compatible. Il faut enfin faire en sorte que l’export et l’import de ces données soit le plus simple possible.

Prévoir les compétences et les ressources

Mettre en place un nouveau logiciel de gestion ne se fait pas en un claquement de doigts. Préparez-vous à consacrer beaucoup de temps et de ressources à ce projet. Cela peut facilement prendre plusieurs mois, avec un employé y travaillant à temps plein. Le déploiement de la nouvelle solution peut être confié à un collaborateur en interne, s’il possède les compétences nécessaires. Sinon, vous pouvez vous adresser à un prestataire spécialisé, même si cela vous coûtera sans doute plus cher. Faire travailler un employé en interne et un intervenant extérieur qui l’accompagne au fil des différentes étapes est un bon compromis.

Miser sur la formation

On ne peut pas réussir un changement de logiciel si on n’implique pas les employés qui l’utilisent au quotidien, et ce dès le début du projet. Il faut les tenir au courant de l’évolution de la migration, et prévoir une phase d’adaptation et de test assez longue avant que les employés soient complètement à l’aise avec le nouveau logiciel. Il peut être judicieux de choisir des utilisateurs référents, qui se feront le relai entre l’équipe informatique et le reste de l’équipe. Ces utilisateurs référents pourront résoudre les problèmes courants sans mobiliser le service informatique.